Aufgrund der aktuellen Entwicklungen in der Corona-Krise sind mittlerweile viele Menschen dazu gezwungen im Homeoffice zu arbeiten, um die Ausbreitung und Ansteckung mit dem Coronavirus zu verhindern.
In Krisenzeiten wie diesen müssen viele Arbeitgeber umdenken und schauen, inwiefern die Aufgaben der Arbeitnehmer auch von zuhause aus umgesetzt werden können. Auch wir in der Allianz Generalvertretung Kundler arbeiten aufgrund der aktuellen Entwicklung im Homeoffice, um uns und unsere Kunden zu schützen.
Gesetzliche Regelung 2020: Anrecht auf Homeoffice
Zum aktuellen Zeitpunkt besteht in Deutschland kein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice, da der Arbeitgeber nach § 106 der Gewerbeordnung das Anrecht hat über den Arbeitsort der Mitarbeiter zu entscheiden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen also individuelle Absprachen treffen und diese in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarung niederschreiben.
Darf der Arbeitgeber einfach Homeoffice anordnen? Nur wenn es vertraglich vorgesehen ist und beide Parteien zustimmen. Darüber hinaus können nicht in jedem Unternehmen die Mitarbeiter auch von zuhause aus arbeiten. KfZ-Mechatroniker, Pflegerinnen oder Bäcker können ihre Tätigkeiten beispielsweise nicht von zuhause aus absolvieren. Eine wichtige Voraussetzung für die Arbeit im Homeoffice ist also die praktische Umsetzung. In einigen Fällen sind die Mitarbeiter deshalb verpflichtet im Büro zu arbeiten.
Home sweet home? Homeoffice hat viele Vorteile
Schluss mit dem ewigen Pendeln, vollen Bahnen oder dem nervigen Berufsverkehr – für viele Mitarbeiter ist das Homeoffice ein Traum.
- Weniger Fahrzeit und somit mehr Freizeit
- Mehr Selbstbestimmung und Freiheit
- Bessere Erreichbarkeit für die eigene Familie
- Förderung der Work-Life-Balance
- Geringere Ansteckungsgefahr durch Kollegen
- Steigende Produktivität
Mit Kind & Kegel im Homeoffice
Insbesondere für Mitarbeiter mit Kindern ist die Arbeit von zu Hause eine tolle Möglichkeit alles unter einen Hut zu bekommen. Da aufgrund der Coronavirus-Krise auch alle Schulen und Kindergärten geschlossen sind, müssen die Kleinen schließlich auch betreut werden. Natürlich kann das auch eine echte Herausforderung sein. Mit viel Disziplin und gemeinschaftlichen Regeln, bietet die Arbeit von zu Hause jedoch deutlich mehr Flexibilität und Freiheit.
Auch die tierischen Mitbewohner können so betreut und die Pausen können für einen Spaziergang genutzt werden – das tut nicht nur den Vierbeinern gut. Mittlerweile haben die neuen tierischen Kollegen sogar einen eigenen Instagram-Account: @dogsworkingfromhome
Mehr Produktivität im Homeoffice
Auch für den Unternehmen und Betriebe hat die Beschäftigung der Angestellten im Homeoffice einige Vorteile. Eine Studie der Universität Stanford aus dem Jahr 2015 zeigte, dass Arbeitnehmer im Homeoffice im Vergleich zu ihren Kollegen im Büro rund 13 % produktiver waren. Ein Grund dafür ist, dass sie meist weniger Pausen machten als ihre Kollegen und ihre Schicht somit effizienter nutzen. Eine weitere Erkenntnis ist, dass Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, seltener krank sind.
Die richtige Ausstattung für ein produktives Homeoffice
Wenn sich der Küchentisch plötzlich zum Schreibtisch entwickelt und das heimische Internet, welches vorher nur für Netflix & Co. genutzt wurde, auch für Geschäftliches herhalten muss, stoßen viele Arbeitnehmer an ihre Grenzen. Erscheinen die Mitarbeiter nicht mehr im Büro, stehen viele Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Laut einer Studie von Statista sind 2020 jedoch nur 54,3 % der Arbeitgeber technisch dazu in der Lage ihre Beschäftigten ins Homeoffice zu schicken.
Für mehr Produktivität im Homeoffice empfehlen sich einige technische Helfer und die richtige Ausstattung:
- Technische Ausstattung: ein großer Bildschirm und eine qualitative Tastatur bilden die Basis für gute Arbeit im Homeoffice. Je nach Bedarf kann ein weiterer Bildschirm die Arbeit erheblich erleichtern und den Prozess verbessern. Für Arbeitnehmer, die häufig telefonieren, ist ein Headset ebenfalls sinnvoll und hilfreich.
- Schnelles Internet: um auch von zuhause aus den täglichen Aufgaben nachzugehen und auf E-Mails antworten zu können, ist eine schnelle Internetverbindung essentiell. Nur so kann man zuverlässig mit Kollegen und Kunden kommunizieren. Je aufwändiger die Tätigkeiten am PC sind, desto wichtiger ist eine ausreichende Geschwindigkeit.
- Gelegenheitssurfer: für das Versenden von E-Mails, Surfen und Streamen von YouTube reicht eine DSL-16.000-Leitung.
- Doppelte Power: für einen Haushalt mit zwei Personen empfehlen sich 60 Mbit/s, damit das Netz auch bei doppelter Belastung nicht gleich versagt. Auch für “Viel-Surfer” und Netflix-Fans ist das eine gute Wahl.
- Familien: für das gleichzeitige Streamen und Surfen von mehreren Personen sollte die Leitung mindestens 100 Mbit/s leisten.
- Power-User: für Highspeed Internet sind Tarife mit mindestens 200 Mbit/s empfehlenswert. Wer beruflich auf schnelles Internet angewiesen ist und große Datenmengen versenden will, ist hiermit gut beraten.Bevor man einen neuen Vertrag abschließt, sollte man zunächst aber testen, welche Leistung der eigene Anschluss maximal erreichen kann. Dies erfolgt ganz einfach über eine Online-Abfrage zur DSL-Geschwindigkeit.
- Bequemer & hochwertiger Arbeitsplatz. Damit man auch im Homeoffice produktiv arbeiten kann, ist ein richtiger Schreibtisch mit ausreichend Platz von Vorteil. Deutlich wichtiger ist jedoch ein ergonomischer Stuhl, auf dem man mehrere Stunden bequem sitzen kann, sodass der Rücken keinen Schaden nimmt.Auch wenn man im Homeoffice oft dazu verleitet ist aus dem Bett oder gemütlich von der Couch aus zu arbeiten, ist es ratsam an einem Tisch zu arbeiten, um die Konzentration zu stärken. Darüber hinaus sollte man, wenn möglich, in einem ruhigen, separaten Raum arbeiten.
- Skype, Microsoft Teams & Co. Wer im Homeoffice arbeitet, kann in den meisten Fällen nicht mit dem Kollegen am Schreibtisch gegenüber quatschen. Aus diesem Grund sind Programme mit einer Videofunktion oft eine tolle Möglichkeit, um die persönliche Büroatmosphäre herzustellen. Darüber hinaus können sie sogar persönliche Gruppenmeetings ersetzen.Auch Tools mit einer Chatfunktion wie beispielsweise Microsoft Teams oder Google Hangouts sind eine tolle Möglichkeit, um mit den Kollegen in Kontakt zu treten. Diese Programme ersetzen eine E-Mail und sind meist einfacher als der Griff zum Telefon. Um Verwirrung zu vermeiden, ist es essentiell die wichtigsten Kommunikationskanäle im Team zu definieren. Für die Klärung einer kurzen Ja-Nein-Frage eignet sich der Team-Chat, während für die Klärung umfangreicher Fälle und Informationen eine Kombination aus Screen-Sharing und Video-Chat die beste Methode ist.
- Projektmanagement-Tools: beim Thema Homeoffice ist es im Prinzip egal, ob die Mitarbeiter aus Italien, den USA oder aus Deutschland arbeiten. Sowohl für den Arbeitgeber, als auch den Arbeitnehmer, ist es jedoch besonders wichtig, einen guten Überblick über die jeweiligen Aufgaben und den Status dieser zu erhalten. Für das Projektmanagement gibt es bereits viele Programme und Tools die kompatibel für das Homeoffice sind. Dank Tools wie Asana oder OpenProject hat das gesamte Team einen Überblick über die unterschiedlichen Aufgaben und Deadlines.
Tipps für die Arbeit im Homeoffice
Für viele ist die Flexibilität ein großer Vorteil des Homeoffice, doch für einen Großteil der Arbeitnehmer ist dies auch eine besondere Herausforderung. Nicht jedem gelingt es die Freiheiten so zu nutzen, dass die Produktivität nicht darunter leidet.
Besonders am Anfang ist es schwer seinen persönlichen Arbeitsrhythmus im Homeoffice zu finden, weshalb Arbeitnehmer zu Beginn erst einmal verschiedene Prozesse ausprobieren müssen. Es gibt jedoch einige hilfreiche Tipps, welche den Start erleichtern und den einen Tag im Homeoffice so effizient wie möglich machen:
- Das eigene Arbeitsverhalten analysieren. Während einige bereits früh morgens besonders produktiv sind, können andere erst in den späteren Stunden effizient arbeiten. Wer im Homeoffice arbeitet, sollte sein eigenes Arbeitsverhalten kennen, um die Arbeitsstunden und Homeoffice-Phasen möglichst sinnvoll zu planen und auf den ganzen Tag zu verteilen.
- Keine Ablenkung oder zu viele Pausen. Für Arbeitnehmer mit Familie und Kindern im Haus, ist es wichtig die Arbeitszeit auch innerhalb der Familie klar und deutlich zu kommunizieren. Auch „kleine“ Unterbrechungen haben einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität im Homeoffice. Aus diesem Grund sollten klare Regeln besprochen und beispielsweise Essenszeiten oder die Zeit zum Spielen und Beschäftigen der Kinder definiert werden. Im Homeoffice ist man schneller dazu verleitet die Arbeit abzubrechen und kleinere unregelmäßige Pause einzulegen. Der Gang in die Küche kann mit Kindern schnell in eine kleine Lunch-Session ausarten und eh man sich versieht, sind bereits 30 Minuten vergangen. Arbeitnehmer sollten sich deshalb vorab Pausenzeiten definieren, die auch eingehalten werden.
- Arbeit und Privatleben nicht vermischen. Nicht nur der Arbeitnehmer sollte für sich seine Arbeitszeit strukturieren und klar von Pausen trennen, auch der Arbeitgeber sollte darüber informiert werden. Eine klare Kommunikation ist hierbei enorm wichtig. Arbeitszeiten, wann gearbeitet wird und ab wann man für die Kollegen nicht mehr erreichbar ist, sollten dem Arbeitgeber kommuniziert werden. Diese Informationen sollten auch für alle anderen Kollegen sichtbar hinterlegt werden, damit das auch das restliche Team weiß, wer wann zu Verfügung steht.
- Kleidung beeinflusst das Arbeitsverhalten. Wie heißt es so schön: Kleider machen Leute. Diese Aussage trifft auch auf die Arbeit im Homeoffice zu. Hier hat jeder Arbeitnehmer individuelle Vorlieben: während die einen sich lieber jeden Morgen so fertig machen, als würden sie ins Büro fahren, arbeiten die anderen lieber in Jogginghose. Auch hier muss jeder Mitarbeiter individuell für sich herausfinden, in welcher Kleidung er am produktivsten ist. Am wichtigsten ist es jedoch sich wohl zu fühlen, denn das steigert auch die Produktivität.
Best-Practices für die Arbeit im Homeoffice
- Routinen aufbauen & diese einhalten
- Für ausreichend Bewegung sorgen (Pausen aktiv gestalten)
- Abgetrennter Raum mit ausgestattetem Arbeitsplatz (ruhiges Umfeld)
- Transparente Kommunikation mit Kollegen & Mitarbeitern
- Pausen klar definieren
- Gutes Zeitmanagement & Disziplin
- Störquellen eliminieren
Im Homeoffice arbeiten: Versicherung
Während mittlerweile Millionen Deutsche aufgrund der Corona-Krise aus dem Homeoffice arbeiten, stellen sich viele die Frage, ob und wie man im Falle eines Arbeitsunfalls im Homeoffice abgesichert ist.
- Gesetzliche Unfallversicherung. Im Falle eines Unfalls auf dem Weg ins Büro oder am Arbeitsplatz – aber auch im Homeoffice – greift in der Regel die gesetzliche Unfallversicherung. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass dies nur der Fall ist, wenn der Unfall im Homeoffice bei einer beruflichen Tätigkeit geschieht. Bei grober Fahrlässigkeit oder vorsätzlicher Selbstverletzung, aber auch bei Tätigkeiten die zwar während der Arbeitszeit aber nicht am Arbeitsort und somit beispielsweise in der Küche passieren, greift der Versicherungsschutz nicht. Maßgeblich für den gesetzlichen Versicherungsschutz ist also welche Tätigkeit mit welchem Zweck im Moment des Unfalls ausgeführt wurde.
- Betriebliche Unfallversicherung. Eine betriebliche Unfallversicherung greift im Falle eines Unfalls für Unternehmer und deren angestellte Mitarbeiter. Darüberhinaus bietet sie Unfallschutz für Selbstständige und Freiberufler und ergänzt die gesetzlichen Leistungen. Somit schließt sie die Lücken in der gesetzlichen Unfallversicherung und ist essentiell für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter.
Auch wenn die Arbeit von zu Hause für viele Arbeitnehmer und auch Arbeitgeber eine neue Herausforderung ist, hat es auch etwas positives: aufgrund von Corona wurde die längst überfällige Digitalisierung in vielen Bereichen vorangetrieben. Wer seinen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden erstmal eingerichtet und eine produktive Routine für sich gefunden hat, kann erfolgreich ins Homeoffice starten. Wir wünschen gutes Gelingen!
